A certidão negativa de débito condominial é o documento emitido pelo condomínio, assinado pelo síndico ou pela administradora com poderes para isso, que declara que determinada unidade não tem cotas, multas ou outros valores em aberto até uma data específica. Ela é pedida principalmente na venda do imóvel, porque a dívida de condomínio acompanha a unidade e passa para o comprador (art. 1.345 do Código Civil), e a Lei 4.591/1964 condiciona a alienação à prova de quitação das obrigações do vendedor com o condomínio. Na prática, o documento também aparece com o nome de declaração de quitação de condomínio. Não há na lei federal um formulário oficial, um prazo fixo para emissão nem uma validade definida: por isso, o conteúdo da certidão precisa ser claro, datado e completo, sem deixar de fora acordos, cotas extras já aprovadas ou débitos em cobrança judicial.
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Neste artigo:
- O que é a certidão negativa de débito condominial
- Quando a certidão é exigida
- O que diz a lei
- Quem emite e quem assina
- O que deve constar no documento
- Modelo de declaração de quitação de condomínio
- Prazo para emitir, validade e cobrança de taxa
- Cuidados do síndico antes de assinar
- O que o comprador deve conferir
- Se o condomínio se recusar a emitir
- Perguntas frequentes
O Que É a Certidão Negativa de Débito Condominial
É uma declaração formal do condomínio sobre a situação financeira de uma unidade. Ela informa, até a data em que foi emitida, se existem valores em aberto relativos àquele apartamento, sala, loja ou vaga autônoma. Quando não há débitos, o documento é chamado de certidão negativa ou declaração de quitação. Quando há valores pendentes, o condomínio pode emitir uma declaração de débitos (às vezes chamada de certidão positiva), discriminando o que está em aberto.
Os nomes variam conforme a administradora:
| Nome usado | O que costuma significar |
|---|---|
| Certidão negativa de débito condominial | Declaração de que não há débitos até a data indicada |
| Declaração de quitação de condomínio | O mesmo documento, com redação de declaração assinada pelo síndico |
| Declaração de débitos (certidão positiva) | Documento que lista os valores em aberto e a sua origem |
O recibo da última cota paga não substitui a certidão. O Código Civil presume que, quando o pagamento é feito em cotas periódicas, a quitação da última faz presumir pagas as anteriores, mas essa presunção admite prova em contrário (art. 322). Ou seja, um boleto pago não afasta a existência de cotas antigas, multas, rateios extras ou acordos em andamento.
Quando a Certidão É Exigida
A situação mais comum é a compra e venda do imóvel. Mas o documento também é pedido em outras ocasiões:
- Escritura de compra e venda, doação ou permuta: o cartório de notas costuma pedir a prova de quitação condominial ou uma declaração do vendedor sobre a inexistência de débitos.
- Financiamento imobiliário: bancos costumam incluir a declaração do condomínio entre os documentos do imóvel.
- Fim de locação: o proprietário pode pedir ao condomínio a situação da unidade para conferir se o inquilino deixou cotas ordinárias em aberto, que são dele por contrato e pela Lei do Inquilinato (art. 23, XII, da Lei 8.245/1991).
O Que Diz a Lei
Não há uma lei que trate apenas da certidão condominial, mas três regras explicam por que ela existe:
| Norma | O que prevê | Efeito prático |
|---|---|---|
| Lei 4.591/1964, art. 4º, parágrafo único | A alienação ou transferência de direitos sobre a unidade depende de prova de quitação das obrigações do alienante com o condomínio | Fundamento para a exigência da certidão na venda |
| Código Civil, art. 1.345 | O adquirente responde pelos débitos do alienante em relação ao condomínio, inclusive multas e juros | Quem compra sem conferir pode herdar a dívida |
| Código Civil, arts. 319 e 320 | Quem paga tem direito a quitação regular, que deve indicar o valor, a dívida quitada, o devedor, o tempo e o lugar do pagamento | Base para o condômino em dia exigir o documento |
| Lei 7.433/1985 e o decreto que a regulamenta | Tratam dos requisitos das escrituras públicas | Na prática notarial, a quitação condominial é comprovada por certidão do condomínio ou por declaração do vendedor |
Há discussão sobre o alcance atual do art. 4º, parágrafo único, da Lei 4.591/1964 depois do Código Civil de 2002. Por isso, alguns cartórios aceitam a declaração do próprio vendedor de que não há débitos, sob as penas da lei, em vez da certidão assinada pelo síndico. Essa declaração resolve a escritura, mas não protege o comprador: se houver dívida, o art. 1.345 do Código Civil continua permitindo que o condomínio cobre do novo proprietário. Para entender a base legal do condomínio, veja Lei do Condomínio: O Que Diz a Lei 4.591/64 e o Código Civil.
Quem Emite e Quem Assina
Quem representa o condomínio, ativa e passivamente, é o síndico (art. 1.348, II, do Código Civil). Por isso, a certidão é, em regra, assinada por ele. A assembleia pode aprovar a transferência de funções administrativas a uma administradora, salvo disposição em contrário da convenção (art. 1.348, § 2º). Quando isso acontece, a administradora pode emitir o documento, desde que o contrato e a ata deem esses poderes.
- Síndico morador ou profissional: assina como representante legal, com base nos registros da administração. Saiba mais sobre a figura do profissional em Síndico Profissional: o Que É e os Aspectos Legais da Contratação.
- Administradora: emite com base no contrato e na delegação aprovada, normalmente com assinatura de um responsável identificado.
- Garantidora: se houver, confira com ela, porque o condomínio pode ter recebido sem que o condômino tenha pago.
Quem pode pedir? O proprietário, o promitente comprador com título, o procurador com poderes ou o interessado autorizado pelo proprietário. Sem autorização, o condomínio não deve informar a terceiros a situação financeira de um condômino identificado, por conta da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018).
O Que Deve Constar no Documento
Uma certidão vaga gera problema para todos. A tabela resume os itens que dão segurança ao condomínio e ao comprador:
| Item | Por que incluir |
|---|---|
| Nome e CNPJ do condomínio | Identifica quem declara |
| Unidade, bloco e vagas vinculadas | Evita dúvida quando a vaga tem matrícula própria |
| Nome do proprietário que consta no cadastro | Vincula o documento à unidade correta |
| Data de referência | A declaração vale até aquela data; cotas posteriores não estão cobertas |
| Tipos de débitos abrangidos | Cotas ordinárias, extraordinárias, fundo de reserva, multas e acordos |
| Rateios aprovados e ainda não vencidos | O comprador precisa saber de obra já votada com parcelas futuras |
| Existência ou não de ação judicial | Débito em cobrança judicial não pode ficar de fora |
| Assinatura, nome, CPF e qualidade de quem assina | Comprova quem declarou e com que poderes |
Se houver cotas ainda não pagas no mês corrente, por não terem vencido, o documento deve dizer isso. Também convém informar o valor da cota ordinária vigente, para que o comprador saiba o custo mensal da unidade. O cálculo da cota de cada unidade depende da sua fração ideal, explicado em fração ideal no condomínio.
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Modelo de Declaração de Quitação de Condomínio
O texto abaixo é um ponto de partida. Adapte à convenção e ao contrato da administradora e só use depois de conferir o histórico completo da unidade.
DECLARAÇÃO DE QUITAÇÃO DE DÉBITOS CONDOMINIAIS O CONDOMÍNIO [nome do condomínio], inscrito no CNPJ sob o nº [número], situado em [endereço completo], neste ato representado por seu síndico [nome], CPF [número], [ou: por sua administradora [nome], CNPJ [número], conforme poderes conferidos em [ata/contrato de data]], DECLARA, para os devidos fins, que a unidade [número], bloco [ ], [com a(s) vaga(s) de garagem nº [ ]], cadastrada em nome de [nome do proprietário], CPF [número], NÃO POSSUI DÉBITOS de cotas condominiais ordinárias, extraordinárias, fundo de reserva, multas ou acordos vencidos até a data de [dd/mm/aaaa], data de referência desta declaração. DECLARA, ainda, que: a) não há ação judicial de cobrança em curso movida pelo condomínio contra o(s) titular(es) da unidade [ou: descrever a ação e a situação]; b) foram aprovadas em assembleia de [data] as seguintes cotas extraordinárias ainda não vencidas: [descrever valor, número de parcelas e vencimentos] [ou: não há cotas extraordinárias aprovadas com vencimento futuro]; c) a cota condominial ordinária vigente da unidade é de R$ [valor], com vencimento no dia [ ] de cada mês. Esta declaração não abrange cotas e encargos com vencimento posterior à data de referência, nem valores pagos por meio ainda não compensado até esta data. [Cidade], [data]. _____________________________________ [Nome do síndico ou do responsável pela administradora] [Síndico / Administradora] - CPF [número]
Se a unidade tiver débitos, não use este modelo. Emita uma declaração de débitos que liste cada competência em aberto, o valor original, os encargos e a existência de acordo ou ação. Se houver acordo em andamento, informe as parcelas pagas e as que faltam, como explicado em Dívida de Condomínio Pode Ser Parcelada em Quantas Vezes? Regras e Modelo de Acordo.
Prazo Para Emitir, Validade e Cobrança de Taxa
Prazo: a lei federal não fixa um número de dias para o condomínio entregar a certidão. A convenção ou o regimento podem prever esse prazo, e o contrato com a administradora também. Um prazo razoável, definido por escrito, evita atrito com quem está fechando um negócio.
Validade: também não há validade legal. O documento retrata a situação até a data de referência. Por isso, compradores, bancos e cartórios costumam exigir certidões recentes, e o próprio documento deve deixar claro que não cobre o que vencer depois.
Taxa de emissão: algumas administradoras cobram pela emissão. O tema é discutido. A cobrança tende a ser mais defensável quando está prevista em regra aprovada pelo condomínio ou no contrato da administradora, com valor módico, e quando não é condição para entregar a quitação a quem pagou. Sem essa previsão, o condômino pode questionar a cobrança. O ponto deve ser avaliado caso a caso.
Cuidados do Síndico Antes de Assinar
Se a certidão afirmar que não há débitos e houver, o condomínio pode ter dificuldade para cobrar do comprador que confiou no documento, e o síndico pode ter de explicar o erro na prestação de contas. Antes de assinar, confira:
- Histórico completo da unidade, não apenas os últimos meses. Débitos antigos ainda podem ser cobrados dentro do prazo de 5 anos, tema de Dívida de Condomínio Prescreve? Prazo e Como Contar.
- Acordos em andamento e parcelas ainda não vencidas.
- Ações judiciais de cobrança, inclusive as que estão com o escritório de advocacia contratado.
- Multas aplicadas e ainda em prazo de recurso ou não pagas.
- Rateios aprovados em assembleia com parcelas futuras, como obras e chamadas de capital.
- Cadastro do proprietário, conferindo se quem pede é mesmo o titular ou tem procuração.
Uma rotina escrita, com checklist, faz parte da gestão de inadimplência condominial e das funções descritas em Funções do Síndico: O Que Pode Fazer e Qual a Responsabilidade.
O Que o Comprador Deve Conferir
O comprador deve tratar a certidão como item da diligência da compra, ao lado da matrícula atualizada e das certidões do vendedor:
- Conferir se a certidão menciona ações judiciais e rateios aprovados com parcelas futuras.
- Pedir as atas das últimas assembleias, para saber de obras e cotas extras votadas.
- Prever no contrato quem paga as cotas até a entrega das chaves e o que acontece se surgir dívida anterior, que o condomínio poderá cobrar do novo proprietário. Veja como funciona a cobrança de condomínio.
- Se houver débito, condicionar parte do pagamento à quitação, com comprovante emitido pelo condomínio.
Se o Condomínio Se Recusar a Emitir
Quando a unidade está em dia, o condômino tem direito à quitação regular (art. 319 do Código Civil). Se o condomínio não responder ou se recusar sem justificativa, o caminho costuma seguir esta ordem:
- Pedido por escrito ao síndico e à administradora, com prazo e finalidade.
- Comprovantes de pagamento, se o condomínio alegar pendência.
- Notificação formal, registrando o prejuízo causado pela demora.
- Medida judicial, quando necessária.
Se o condomínio alegar um débito que o condômino não reconhece, peça a planilha detalhada e confira cada competência. Veja os limites da cobrança em Condômino Inadimplente: O Que o Síndico Pode e Não Pode Fazer.
Perguntas Frequentes
O que é certidão negativa de débito condominial?
É a declaração do condomínio, assinada pelo síndico ou pela administradora com poderes, de que a unidade não tem cotas, multas ou acordos em aberto até uma data de referência. Ela é pedida principalmente na venda do imóvel.
Quem emite a declaração de quitação de condomínio?
O síndico, que representa o condomínio (art. 1.348, II, do Código Civil), ou a administradora, quando a assembleia aprovou a delegação dessas funções e o contrato prevê a emissão.
A certidão negativa de condomínio é obrigatória para vender o imóvel?
A Lei 4.591/1964 condiciona a alienação à prova de quitação com o condomínio. Na prática, alguns cartórios aceitam a declaração do vendedor. Mesmo assim, a certidão do condomínio protege o comprador, porque a dívida acompanha o imóvel.
Qual é a validade da certidão negativa de débito condominial?
A lei não fixa validade. O documento vale para a situação até a data de referência nele indicada. Bancos e cartórios costumam pedir certidões recentes.
O condomínio pode cobrar para emitir a certidão?
O tema é discutido. A cobrança tende a ser mais defensável quando prevista em regra aprovada pelo condomínio ou no contrato da administradora, com valor módico, e quando não impede a entrega da quitação a quem pagou.
Quem compra imóvel com dívida de condomínio tem de pagar?
Sim. O adquirente responde pelos débitos do vendedor com o condomínio, inclusive multas e juros (art. 1.345 do Código Civil), e pode depois buscar o ressarcimento contra o vendedor.
O que fazer se o condomínio se recusar a emitir a declaração?
Fazer o pedido por escrito, apresentar os comprovantes e, se a recusa continuar sem justificativa, notificar formalmente. Quem paga tem direito à quitação regular (art. 319 do Código Civil), e a questão pode ser levada à Justiça.
Envie seu caso para análise
Síndicos, administradoras e condôminos podem enviar a certidão, a planilha de débitos e a convenção para orientação sobre o texto da declaração, valores divergentes ou recusa na emissão.
Conclusão
A certidão negativa de débito condominial, ou declaração de quitação de condomínio, é o documento que mostra que a unidade está em dia até determinada data. Ela importa porque a dívida de condomínio acompanha o imóvel e passa ao comprador. A lei não traz modelo, prazo ou validade, e por isso o texto deve ser completo: data de referência, débitos abrangidos, ações judiciais, acordos e rateios futuros, com assinatura de quem representa o condomínio. Conferir o histórico antes de assinar protege o condomínio, e exigir o documento do próprio condomínio protege o comprador.
Conteúdo revisado por Dr. Daniel Cartea, OAB/RJ 259.972, responsável técnico pela área de Direito Condominial do escritório Santos & Cartea Advocacia e Assessoria Jurídica. Este artigo tem caráter informativo e não substitui a análise de um profissional habilitado para o caso concreto.